Open Source CRM: Selbst gehostet vs. Cloud – der ehrliche Kostenvergleich

Was Open Source CRM tatsächlich bedeutet

Systeme wie SuiteCRM (AGPL), Twenty, EspoCRM oder die Odoo Community Edition (LGPL) geben dir den vollständigen Quellcode. Du darfst sie installieren, anpassen und betreiben, ohne Lizenzgebühren zu zahlen – ohne Kosten pro Nutzer und ohne Limit bei Datensätzen.

Das unterscheidet sich grundlegend von Freemium-SaaS wie dem kostenlosen CRM von HubSpot: Dort zahlst du ebenfalls nichts, aber deine Daten liegen auf den Servern des Anbieters – und die Grenzen sind so gesetzt, dass du irgendwann in einen Bezahlplan wechselst.

• Open Source: keine Lizenz, Hosting und Wartung liegen bei dir
• Freemium-SaaS: kein Aufwand am Start, Upgrade-Druck eingebaut
• Managed Hosting für Open Source: der Mittelweg

Die echten Kosten des Selbsthostings

Ein kleiner Server für eine CRM-Instanz kostet grob 10 bis 50 Euro im Monat. Der größere Posten ist Zeit: Installation, Updates, Sicherheitspatches, Backups und die Einrichtung des E-Mail-Versands kosten locker einige Stunden pro Monat – am Anfang deutlich mehr.

Rechne ehrlich: Ist deine Administrationszeit 80 Euro pro Stunde wert und investierst du drei Stunden im Monat, kostet das „kostenlose“ CRM rund 240 Euro monatlich. Für viele Teams ist ein Managed-Hosting-Angebot – SuiteCRM bietet eines ab 50 £ im Monat – oder ein SaaS-Abo unterm Strich günstiger.

Was Cloud-CRM im Vergleich kostet

SaaS-CRMs rechnen pro Nutzer ab. HubSpot startet kostenlos, der Starter-Plan kostet ab 20 $ pro Nutzer im Monat; Odoo Standard liegt ab 24,90 $ pro Nutzer im Monat mit allen Apps. Bei zehn Nutzern bist du schnell bei 200 bis 300 Euro im Monat – dafür sind Hosting, Updates, Sicherheit und Support inklusive.

Der Break-even liegt meist dort, wo deine Administrationszeit teurer wird als die Lizenzgebühren. Faustregel: Ohne IT im Haus gewinnt fast immer die Cloud. Mit technischem Team und strengen Datenvorgaben gewinnt das Selbsthosting.

Wann sich Selbsthosting lohnt

Selbsthosting rechnet sich, wenn du technische Kapazität im Haus hast, wenn Datenschutz oder Compliance volle Kontrolle über den Speicherort verlangen (etwa DSGVO-Vorgaben) oder wenn du tiefe Anpassungen brauchst, die SaaS-Anbieter nur in teuren Enterprise-Plänen anbieten.

Außerdem skaliert es anders: 50 Nutzer auf einem selbst gehosteten SuiteCRM kosten lizenzseitig nicht mehr als 5. Bei SaaS-Preisen pro Nutzer wächst die Rechnung linear mit dem Team.

Wann die Cloud die bessere Wahl ist

Wenn niemand im Team Server, Updates und Backups verantworten will, ist ein Cloud-CRM die sicherere Wahl. Sicherheitspatches kommen automatisch, Support ist inklusive, und das Team startet noch am selben Tag.

Ein pragmatischer Mittelweg: Managed Hosting für Open-Source-Systeme. Du behältst Datenkontrolle und offenen Code, zahlst aber einen Anbieter für den Betrieb – oft günstiger als Enterprise-SaaS und deutlich weniger Arbeit als Selbsthosting.

So triffst du die Entscheidung

Notiere drei Dinge: Wie viele Nutzer brauchen in 24 Monaten Zugang, wie viele Stunden technische Kapazität hast du realistisch pro Monat, und welche Datenschutzanforderungen gelten für dich? Dann rechne beide Modelle über drei Jahre durch – inklusive Arbeitszeit, nicht nur Rechnungen.

Teste deinen Favoriten vor der Migration mit echten Daten. Alle hier genannten Systeme lassen sich kostenlos ausprobieren: Open-Source-Systeme auf einem Testserver, SaaS-Tools im Gratis-Plan.