Kostenloses CRM 2026: Was du wirklich bekommst und wann sich ein Upgrade lohnt

Drei Arten von kostenlosem CRM

Freemium-CRMs wie HubSpot, Zoho CRM oder Bitrix24 bieten eine dauerhafte Gratis-Version eines kommerziellen Produkts. Open-Source-CRMs wie SuiteCRM, EspoCRM oder Twenty sind lizenzfrei, aber Hosting, Updates und Sicherheit liegen bei dir. Testphasen sind kein kostenloses CRM: Nach 14 oder 30 Tagen zahlst du oder verlierst den Zugang.

Jedes Modell verschiebt Kosten: Freemium in spätere Lizenzgebühren, Open Source in Hosting und Administrationszeit.

• Freemium: schnellster Start, später Upgrade-Druck
• Open Source: keine Lizenz, aber Hosting und Wartung
• Testphase: Kaufentscheidung mit Frist

Wo Gratis-Pläne typischerweise begrenzen

Selten bei den Kontakten. Die meisten Gratis-Pläne erlauben viele Datensätze, begrenzen aber Nutzer, Automatisierung, Reporting und Branding. Typisch sind wenige Nutzerplätze, kaum Workflow-Automatisierung, eine einzige Pipeline, einfache Dashboards und Anbieter-Logo auf Formularen und E-Mails.

Prüfe die exakten Werte in der aktuellen Planübersicht des Anbieters – Gratis-Pläne werden regelmäßig angepasst.

Die echten Kosten des Upgrades

Beim Upgrade springen die Kosten. Manche Anbieter rechnen pro Nutzer ab, andere in Paketen mit Mindestanzahl an Plätzen oder Pflicht-Onboarding. Ein CRM, das für drei Personen gratis ist, kann mit Automatisierung für acht Personen mehrere hundert Euro im Monat kosten.

Rechne vor der Entscheidung den Plan durch, den du in 12 bis 24 Monaten voraussichtlich brauchst.

Wann Open Source die bessere Wahl ist

Open-Source-CRMs lohnen sich mit technischer Kapazität im Haus, bei Bedarf an voller Datenkontrolle (etwa für DSGVO-Vorgaben) oder tiefer Anpassung ohne Nutzergebühren. Rechnet man Hosting, Backups und Updates als Arbeitszeit, sind sie selten die günstigste Option.

So findest du das passende kostenlose CRM

Beginne mit deinem Vertriebsprozess, nicht mit der Funktionsliste. Notiere Pipeline-Phasen, wer Zugriff braucht und welche zwei, drei Aufgaben du nicht mehr manuell erledigen willst. Teste dann zwei Kandidaten jeweils eine Woche mit echten Daten.